既存のExcel在庫管理表を基本としたまま、在庫の一元管理 → 期限の警告・確認依頼・催促 → 必要備蓄量・不足数量・発注数量の自動計算 → 納品報告の読取と在庫更新 → エラー一覧と再計算までを、総務部が1画面で確認できるようにした仕組みのデモです。
事業所・商品・数量はすべて架空のサンプル（西日本8事業所）です。ボタンや入力欄は実際に動きます（回答の反映・期限の登録・設定変更をすると、数量がその場で再計算されます）。
1全事業所 非常食在庫・賞味期限一覧
同一商品でも賞味期限が違えば別ロットとして管理※ 有効在庫の判定は「⚙設定」の基準日・警告日数に連動します。
取り込みのしくみ（ステップ①）
- 各事業所のExcel在庫表をそのまま取り込み：列名の表記ゆれ（「賞味期限／消費期限／期限」「数量／在庫数」等）や、日付の書き方の違い（2027/3/15・R9.3.15・2027年3月）を自動で吸収します。
- 事業所・従業員マスタと結合：事業所名・サービス種別・従業員数をひも付け、1つの一覧にまとめます。
- ロット単位で保持：同じ商品でも賞味期限ごとに行を分け、期限切れ・期限間近・未登録をその場で判定します。
- 結果はExcelでも出力でき、これまでの管理表の運用も続けられます。
2確認依頼の進行状況
事業所別の回答状況（自動集約）
変更・不一致・未回答を一覧化事業所の回答は自動で集約され、登録内容との差分だけが表示されます。総務部は内容を確認して「反映」を押すだけで、在庫・従業員数が更新され、備蓄量が再計算されます。
期限間近・期限切れ商品の警告一覧
自動送信される通知（例）
メール本文のサンプル事業所側の回答画面
通知メールのリンクを開くだけ（ログイン不要・スマホ可）。登録内容が最初から入っているので、違うところだけ直して送信します。
未回答の事業所を選んで「送信」すると、左の一覧に回答が入ります。
通知・回答のしくみ（ステップ②）
- 通知方法：メール（各事業所管理者＋総務部）を基本とし、ご利用中であればLINE WORKS・Teams等への送信も可能です。
- 送信タイミング：定期確認（例：年2回）に加え、期限間近の商品が発生した事業所へは随時送信。時期・回答期限・催促間隔・回数は⚙設定で変更できます。
- 催促：回答期限を過ぎても未回答の事業所へは管理者宛てに自動催促。規定回数を超えると総務部へ通知します。
- 回答の集約：回答は自動で取り込み、変更・不一致・未回答の事業所を一覧化します。
3必要備蓄量・不足数量・発注数量（事業所別）
※ 備蓄基準・基準日・標準発注品・入数は「⚙設定」で変更でき、変更するとこの表がその場で再計算されます。
発注商品・数量の確認リスト
稟議・実際の発注依頼は自動化の対象外です。総務部が内容を確認・判断するための一覧として出力します。
4発注済み商品の納品報告
納品報告の取り込みと在庫更新（ステップ④）
- 事業所管理者は、通知メールのリンクから納品書や外箱の写真をアップロードするだけ（入力フォームでの直接入力も可）。
- AIが商品名・数量・賞味期限・納品日を読み取り、発注内容と自動で照合します。
- 一致すれば総務部の確認ボタン1つで在庫表へ反映。不一致・読み取れない項目は確認対象として抽出します。
- 納品予定日から設定日数を過ぎても報告がない場合は、自動で未提出と判定し催促を送信します。
5エラー・確認事項一覧
その場で修正 → 自動で再計算例：「賞味期限未登録」の行で日付を入力して登録すると、そのロットが有効在庫に入り、不足数量・発注数量が再計算されます。
ここで変更した値は、すべてのタブの判定・計算に即時反映されます（本番では変更履歴も保存します）。
備蓄基準（サービス種別ごと）
期限・計算条件
商品マスタ（入数・発注単位）
通知・催促条件
本番の構成（ご提案）
- 管理画面：総務部向けのWeb管理画面（この画面と同じ構成）。権限は総務部／事業所管理者で分離します。
- データ：在庫・事業所・回答・納品をデータベースで一元管理し、既存Excel在庫表の取込・出力に対応。事業所や商品が増えてもそのまま対応できます。
- 自動処理：毎日決まった時刻に期限・回答期限・納品報告期限をチェックし、通知・催促を自動送信します。
- AIの役割：Excelの表記ゆれの吸収、納品書・外箱写真の読み取り。数量計算はAIではなくプログラムが設定どおりに正確に計算します。